Quy trình tổ chức sự kiện tại nhà hàng khách sạn

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là hình thức như họp báo, hội thảo, triển lãm, lễ hội của các hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh, thương mại, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như họp báo, hội thảo, triển lãm, lễ hội…

Gồm nhiều lĩnh vực khác nhau như:

• Các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh: khai trương, ra mắt sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi, hội chợ thương mại, triển lãm sản phẩm…
• Lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị, giao lưu, họp mặt.
• Các sự kiện mang tính chất giải trí, các buổi biểu diễn nghệ thuật, ca múa nhạc.
• Sự kiện văn hóa, thể thao, hoạt động gây quỹ.

Mục đích

Mục đích chính là những giá trị mà khách hàng và người tổ chức muốn đạt được sau quá trình diễn ra sự kiện đó. Tùy theo tính chất, loại hình sự kiện có thể kể đến những mục đích như:

• Hỗ trợ các chiến dịch truyền thông, truyền tải những thông điệp, giá trị đến với đối tượng tham dự.
• Gửi lời tri ân đến đối tác, khách hàng và cán bộ công nhân viên trong việc đồng hành cùng công ty phát triển vững mạnh trong thời gian qua.
• Giới thiệu tới khách hàng thông tin và trải nghiệm thực tế sản phẩm, hỗ trợ cho chiến dịch phân phối, quảng bá thương hiệu của nhà đầu tư. 
• Phát huy tối đa hiệu ứng truyền thông, chạm đến cảm xúc của đối tượng tham gia các hoạt động gây quỹ từ thiện, giúp đỡ những hoàn cảnh khó khăn trong cộng đồng.
• Tạo môi trường làm việc thân thiện, củng cố mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty cũng như sự gắn bó lâu dài của nhân viên đối với doanh nghiệp.

Khách sạn thường tổ chức những loại hình sự kiện nào?

Tổ chức sự kiện là một phần quan trọng trong chiến lược truyền thông – marketing của bất kỳ doanh nghiệp nào. Ngày nay, quá trình này diễn ra dường như có phần thuận tiện hơn nhờ vào sự kết hợp trong khâu tổ chức tiệc trong các nhà hàng – khách sạn.

Có nhiều loại hình thức được tổ chức: Hội nghị, hội thảo, đám cưới, sinh nhật, khai trương, tiệc cuối năm… Mỗi kiểu sự kiện có đặc trưng riêng, cách tổ chức cũng ít nhiều có sự khác nhau, tùy vào quy mô của khách sạn và yêu cầu của khách hàng. 

Những bước cơ bản trong quy trình tổ chức sự kiện tại khách sạn

Tiếp nhận thông tin

Đầu tiên, người tổ chức sự kiện sẽ có nhiệm vụ tiếp nhận thông tin từ khách hàng hoặc cấp trên, nắm bắt những yếu tố cơ bản theo yêu cầu như: 

• Loại hình sự kiện
• Mục đích chính
• Chủ đề, thông điệp chính của sự kiện, chương trình.
• Thời gian diễn ra
• Đối tượng, số lượng người tham dự
• Ngân sách ước tính.

Sáng tạo ý tưởng và chủ đề cho sự kiện

Sau khi đã tổng hợp được thông tin từ khách hàng, người lên kế hoạch cần họp bàn về ý tưởng chủ đạo trong chương trình. Các ý tưởng này có thể do khách hàng cung cấp hoặc bộ phận tổ chức tự sáng tạo dựa trên nền thông tin đối tác đã cung cấp. 

Khi đã có được ý tưởng sơ bộ, cần thống nhất chủ đề cho sự kiện để làm nổi bật chương trình như: 

•  Màu sắc chủ đạo 
•  Thiết kế không gian
•  Định hướng nội dung trong chương trình….
• Thông điệp chính

Một chủ đề lý tưởng phải hợp thông điệp của chương trình, mục tiêu truyền thông, đối tượng khách hàng, văn hóa doanh nghiệp tham dự….

Trình bày kế hoạch

Sau khi hoàn thành kế hoạch, bạn cần trình bày với khách hàng để họ có thể hình dung được sự kiện tổ chức ra sao, mức độ khả thi hoặc những nội dung nào cần chỉnh sửa cho phù hợp.  Thông báo với đội ngũ làm việc chuẩn bị nếu kế hoạch được thống nhất và ký hợp đồng. 

Xây dựng kế hoạch tổ chức

Sau khi đã thống nhất chủ đề, cần tiến hành xây dựng kế hoạch để cụ thể hóa những ý tưởng: 

• Lựa chọn địa điểm, thời gian, không gian tổ chức sự kiện hợp lý.
• Xây dựng kịch bản chi tiết: Nội dung, thời lượng chương trình, văn nghệ, các loại game, vật dụng…
• Menu tiệc (tùy vào loại hình sự kiện).
• Thiết kế hình ảnh trong chương trình: Backdrop, standee, màn hình, logo, thư mời, vé mời…
• Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, bộ phận kỹ thuật…
• Trang thiết bị cần sử dụng: Các loại đèn, màn hình led, decor sân khấu, không gian tiệc, bàn ghế, loa…
• Phương thức vận chuyển (Nếu không gian tiệc tổ chức ngoài trời).
• Kế hoạch truyền thông marketing
• Những rủi ro, phương án xử lý (trời mưa, mất điện…).
• Công cụ đo lường hiệu quả của sự kiện (feedback, check in…).

Triển khai quy trình tổ chức sự kiện

Trước sự kiện

 Nhiệm vụ của người tổ chức là phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, nhân sự, thời gian cụ thể cho từng hạng mục và theo dõi tiến độ để đảm bảo công tác chuẩn bị được chỉn chu nhất.

• Phân chia công việc cho từng nhân sự.
• Khảo sát địa điểm tổ chức.
• Liên hệ các nhà cung cấp hỗ trợ dịch vụ như ánh sáng, âm thanh, nghệ sĩ…
• In ấn các loại thiết kế, đảm bảo không có sai sót.
• Truyền thông sự kiện theo kế hoạch.
• Dàn dựng không gian, lắp đặt các dụng cụ, thiết bị.
• Sắp xếp nhân sự phụ trách khách mời, phương tiện đi lại cho khách mời.
• Tổng duyệt chương trình…

Trong sự kiện

Trong quá trình diễn ra sự kiện, người tổ chức sẽ điều hành mọi hoạt động, chịu trách nhiệm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng dự tính, làm hài lòng khách hàng.

Sau sự kiện

Khi sự kiện kết thúc, bạn cần thu dọn toàn bộ, bàn giao lại địa điểm cho các bên liên quan. Đồng thời, các thiết bị, vật dụng đã thuê cần trao trả cho nhà cung cấp.

Đánh giá hiệu quả, báo cáo tổng kết sự kiện

Việc tổng kết, đánh giá sự kiện giúp nhân sự có cái nhìn tổng quan về hiệu quả tổ chức, rút kinh nghiệm cho những chương trình sau được tốt hơn. Cần tổng kết các hạng mục:

• Số lượng, phản hồi của người tham dự.
• Kết quả công tác truyền thông.
• Thanh toán chi phí.
• Những gì chưa hoàn thành, sai sót trong quá trình tổ chức…
• Sau đó làm báo cáo tổng kết gửi cho cấp trên, khách hàng.

Lưu ý khi tổ chức sự kiện ở nhà hàng khách sạn

Lựa chọn khách sạn thích hợp với quy mô tổ chức

Phụ thuộc vào số lượng người tham dự để lựa chọn phòng khách sạn có diện tích phù hợp. Không nên để sự kiện diễn tra trong một không gian quá nhỏ làm ảnh hưởng đến tâm trạng khách mời.

Cần ước tính số lượng người dự tiệc để lựa chọn địa điểm thích hợp.

Lên chủ đề và trang trí không gian

Các chương trình thường sẽ có những chủ đề khác nhau mà trong đó chứa các thông điệp, ý nghĩa khác nhau. Chính vì vậy, khi trang trí có thể dựa vào chủ đề đó để lên kế hoạch thiết kế cho phù hợp.

Lựa chọn dàn âm thanh

Khi tổ chức sự kiện trong nhà hàng, khách sạn chuẩn bị dàn âm thanh có công suất thấp hơn so với các sự kiện tổ chức ngoài trời vì phòng trong khách sạn âm thanh sẽ vang hơn bên ngoài. Nếu không gian lớn có thể thêm loa sân khấu.